Motivan ener­gia­neu­vo­nan tie­to­suo­ja­se­los­te

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Motiva Oy:n kuluttajapalveluissa kulloinkin noudattama tietosuojakäytäntö.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Motiva Oy
Y-tunnus: 1629255-4
Osoite: Siltasaarenkatu 8-10, 00530 HELSINKI
Sähköposti: tietosuoja@motiva.fi

2. Rekisterin nimi

Motiva Oy:n kuluttajapalveluiden henkilörekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa rekisteröidyille tarjottavat palvelut ja palveluihin liittyvä viestintä sekä markkinointi ja palveluiden kehittäminen.

Energianeuvontaa tarjotaan rekisteröidyn valinnan mukaan hänen ottaessaan yhteyttä neuvontapalveluun puhelimitse, sähköpostitse, chatbotin kautta tai täyttämällä lomakkeen verkkopalvelussa sekä rekisteröidyn tilatessa kuluttajaneuvonnan tietotuotteita, kuten uutiskirjeitä. Kuluttajien lisäksi energianeuvontaa tarjotaan asunto-osakeyhtiöiden ja vuokratalokiinteistöjen yhteyshenkilöille. Neuvonnan yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään myös palautteen hankkimiseksi neuvonnan vaikuttavuuden arviointia varten.

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään rekisterinpitäjän ja alueellisten energianeuvojien toteuttaessa neuvontapalveluita. Asunto-osakeyhtiöiden ja vuokratalokiinteistöjen yhteyshenkilöiden tietoja saadaan myös julkisista lähteistä. Energiaosaajat-palvelussa henkilötietoja saadaan rekisteröidyn tehdessä rekisterinpitäjän ylläpitämän energiapalveluita tarjoavien yrityksien palveluhakemiston kautta yhteydenotto- tai tarjouspyynnön palveluun ilmoittautuneelle yritykselle. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenottojen välittäminen, palvelun käytön seuranta sekä palautekyselyjen ja muun palveluun liittyvän viestinnän toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjälle kuuluva oikeutettu etu. Rekisterinpitäjä on arvioinut, että henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröityjen edut tai perusoikeudet tai -vapaudet eivät tule oikeusperusteen yhteydessä loukatuiksi henkilötietoja kerättäessä tai muuten käsiteltäessä. Uutiskirjeen lähettäminen perustuu lisäksi rekisteröidyn antamaan suostumukseen, jonka rekisteröity voi halutessaan peruuttaa.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Energianeuvonta:

• Yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Neuvonnan aihe ja kohteeseen liittyvät tiedot, kuten kotiosoite tai vastaava yhteystieto, kiinteistötietoja kuten huoneiston koko, kerrosluku, lämmitysmuoto, sähkön- ja vedenkulutustiedot, tietoja teknisistä järjestelmistä ja laitteista
• Kontaktointitiedot, joita syntyy rekisterinpitäjän ottaessa neuvontapalvelun jälkeen yhteyttä rekisteröityyn
• Tapahtumatiedot, kuten rekisteröidyn osallistuminen tilaisuuksiin
• Tiedot rekisteröidyn käyttämistä markkinoinnin sisällöistä, kuten viestien avaus- ja klikkaustiedot

Energiaosaajat-palvelu:

• Palveluhakemiston kirjautumistiedot: nimi ja yhteystiedot (esimerkiksi sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

• Palvelun yhteydessä valittu palvelukategoria ja palvelun muut käyttötiedot kuten yhteydenottolomakkeen tyyppi ja lomakkeella annetut tiedot.
• Lähetetyt tarjouspyynnöt ja palautteet.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Rekisterinpitäjä käyttää tietojen käsittelyssä kolmansien osapuolten palveluja esimerkiksi tietotekniikan palveluiden osalta, jolloin rekisterinpitäjä varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä. Kolmannet osapuolet voivat vaihtua.

Henkilötietojen käsittelijöitä ovat myös Energiaviraston valitsemat alueelliset neuvojat, joiden toimintaa rekisterinpitäjä ohjeistaa: Alueelliset energianeuvojat

6. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Osa rekisterinpitäjän käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.   Henkilötiedot poistetaan 3 vuoden kuluttua tietojen tultua passiivisiksi.

8. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö tietosuoja@motiva.fi -sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

Oikeus tiedon korjaamiseen

Rekisterinpitäjä huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus peruuttaa uutiskirjeen lähettämistä koskeva suostumus milloin tahansa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.

9. Muutokset tietosuojakäytäntöön

Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Rekisterinpitäjä suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.