Sertifioitujen asentajien henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Motiva Oy
Y-tunnus: 1629255-4
Osoite: Siltasaarenkatu 8-10, 00530 HELSINKI
Sähköposti: tietosuoja@motiva.fi
2. Rekisterin nimi
Sertifioituja asentajia ja sertifikaattihakemuksia koskeva henkilörekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään uusiutuvan energian asentajien lähettämien sertifikaattihakemusten käsittelemiseksi, sertifikaattien myöntämiseksi ja rekisterin ylläpitämiseksi. Rekisteriin kerätään uusiutuvan energian asentajien sertifiointijärjestelmän puitteissa järjestetyn koulutuksen hyväksytysti käyneiden asentajien henkilötietoja. Rekisteröidylle on hakemuksesta myönnetty sertifikaatin käyttöoikeus tai käyttöoikeus on jätetty myöntämättä.
Rekisteröityä ja hänen mahdollista yritystään tai työnantajaansa koskevat tiedot julkaistaan rekisterinpitäjän ylläpitämässä Energiaosaajat-palveluhakemistossa, joka on esillä rekisterinpitäjän verkkosivuilla. Palveluhakemiston käyttäjinä olevat kuluttajat ja yritykset saavat tietoja alan yrityksistä ja voivat palveluhakemiston kautta ottaa yhteyttä hakemiston yrityksiin.
Rekisteröidylle voidaan lähettää tietoa uusiutuvan energian toimintaympäristöstä ja muista ajankohtaisista alan asioista.
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta). Tehtävä perustuu uusiutuvista lähteistä peräisin olevan energian käytön edistämisestä annettuun direktiiviin (EU) 2018/2001 muutoksineen (2023/2413) ja sen kansalliseen täytäntöönpanoon. Uutiskirjeen lähettäminen perustuu lisäksi rekisteröidyn antamaan suostumukseen, jonka rekisteröity voi halutessaan peruuttaa.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Sertifikaatin hakeminen ja myöntäminen:
- Yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Mahdolliset yritystä koskevat tiedot
- Rekisteröidyn koulutustiedot, kuten sertifikaattiin vaadittava pohjakoulutus sekä todistus erillisestä hyväksytysti suoritetusta UE-asentajan koulutuksesta ja loppukokeesta. Myös tieto hylätystä hakemuksesta tallennetaan.
Energiaosaajat-palveluhakemisto:
- Rekisteröidyn nimi ja tarvittavat yhteystiedot
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja luovutetaan Uusiutuvan energian toimikunnan jäsenille uusiutuvan energian asentajan sertifikaattihakemuksen käsittelemiseksi. Uusiutuvan energian toimikunta myöntää sertifikaatit hakemusten perusteella. Uusiutuvan energian toimikuntaan kuuluvat sertifiointijärjestelmän toteutukseen osallistuvat yritykset ja niiden edustajat. Toimikunnan jäsenillä ei ole oikeutta luovuttaa tietoja eteenpäin tai käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen.
Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Rekisterinpitäjä käyttää tietojen käsittelyssä kolmansien osapuolten palveluja esimerkiksi tietotekniikan palveluiden osalta, jolloin rekisterinpitäjä varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä. Kolmannet osapuolet voivat vaihtua.
6. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan
Osa rekisterinpitäjän käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään sertifikaatin voimassaoloajan eli viisi vuotta sertifikaatin myöntämisestä tai sertifikaatin hakemisesta, minkä jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä ja palveluhakemistosta, jollei rekisteröity uusi sertifikaattia.
8. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä
Oikeus tarkastaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö tietosuoja@motiva.fi -sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.
Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.
Oikeus tiedon korjaamiseen
Rekisterinpitäjä huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa poistamista (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artikla). Rekisteröity voi kuitenkin vastustaa henkilötietojen käsittelyä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisin edellytyksin. Rekisteröidyllä on aina oikeus peruuttaa uutiskirjeen lähettämistä koskeva suostumus milloin tahansa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.
9. Muutokset tietosuojakäytäntöön
Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Rekisterinpitäjä suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.