Ener­gia­kat­sel­mus – käyn­nis­tä­mi­ses­tä seurantaan

Suunnitelmallisuus on tuloksellisen toiminnan edellytys, joten kun yrityksessä tai yhteisössä tehdään päätös energiakatselmusten käynnistämisestä, kannattaa katselmustoiminnan runkosuunnitelma määritellä lähivuosiksi.

Yrityksen on syytä hyvissä ajoin ennen katselmustoiminnan aloittamista nimetä keskuudestaan vastuu- tai yhteyshenkilö. Valittu henkilö voi tutustua jo etukäteen muun muassa työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) energiakatselmustoiminnan yleisohjeisiin ja suunnitella alustavasti muun muassa katselmusten organisointia, oman toteutuksen ja ulkopuolisilta tilattavien palvelujen osuuksia. Samalla on syytä miettiä energiansäästötoiminnan toteutuksen ja seurannan järjestämistä organisaatiossa ja katselmustoiminnan liittymistä ympäristöasioihin ja järjestelmiin.

Katselmoitavien kohteiden aikataulutus, budjetointi jne. voidaan määritellä katselmustoiminnan runkosuunnitelmassa. Katselmoinnin voi aloittaa joillain pilot-kohteilla, joiden kokemusten perusteella tehdään katselmukset muihin kohteisiin.

Kohteiden valinnassa kannattaa ottaa huomioon, että katselmuksen yhdistäminen muihin tehtäviin on kustannustehokasta. Katselmoitaviksi kohteiksi voidaan valita esimerkiksi niitä kohteita, joissa on muitakin selvitystarpeita (esimerkiksi kuntoarvio, huoltokirja, kuormitusmittaus, energiataseen laadinta).

Katselmuskohteiden valinnan jälkeen kohteista kerätään perustiedot:

• tiedot toiminnasta, tuotannosta, prosesseista ja palveluista;
• rakennuksista lämmitettävät tilavuus- ja pinta-alatiedot; ja
• edellisen täyden vuoden energiatiedot (lämpö, sähkö, vesi).

Katselmusmallit valitaan kohdekohtaisesti energian ja veden käytön, kustannusten, rakennustilavuuden ja tavoitteiden perusteella.

Työmäärä ja kustannukset tapauskohtaisia

Toiminnan kustannusarvio laaditaan arvioimalla tarvittava työmäärä sekä työhön tarvittavan oman ja ulkopuolisen työn kustannukset. Budjetointia varten voidaan energiakatselmusten työkustannuksia arvioida TEM:ltä saatavissa olevan tuettavan työkustannusosuuden kautta.

Katselmuksen todellinen työmäärä ja kustannus määräytyy kuitenkin aina tapauskohtaisesti. Katselmuksista vastaavan henkilön avuksi omasta organisaatiosta nimetään muut tarvittavat resurssit vastuuhenkilöineen.

Katselmushankkeet aikataulutetaan alustavasti. Laadukkaan toiminnan varmistamiseksi aikataulun laadinnassa tulee ottaa huomioon muun muassa lämmityskaudet sekä omien ja ulkopuolisten resurssien riittävyys.

Katselmusten organisointiin vaikuttavat tilaajan oma tekninen asiantuntemus ja resurssit, niin sanotujen Motiva-pätevyysvaatimusten täyttäminen ja kohteen energiatekniset erityispiirteet ja tarvittava asiantuntemus. Energiakatselmus toteutetaan usein tilaajan ja ulkopuolisten katselmoijien yhteistyönä.

Energiatuen myöntämisen edellytyksenä on, että tukihakemuksessa on nimettynä yksi niin sanottu katselmuksen vastuuhenkilöä, jolle Motiva on myöntänyt vastuuhenkilöpätevyyden. Hankkeen nimetyllä vastuuhenkilöllä voi olla Motivan myöntämä L-, S- tai M-vastuuhenkilöpätevyys.

L-, S- tai M-vastuuhenkilöpätevyys edellyttää Motivan Energiakatselmoijan peruskurssin suorittamista. Vastuuhenkilöt  voivat olla tilaajan omasta organisaatiosta tai ulkopuolisia katselmoijia. Motiva järjestää peruskursseja vuosittain.

Valtaosa katselmuksista on toteutettu niin, että ulkopuolinen katselmoija vastaa hankkeen toteutuksesta.

Ulkopuolisia vastuuhenkilöitä ja -tahoja valittaessa on selvitettävä:

• katselmointikohteen erityistarpeet ja -vaatimukset;
• oman työn osuus ja resurssointi;
• konsulttien asiantuntemus ja palvelut. TEM:n vaatimuksena on kokemus katselmustoiminnasta sekä Motivan myöntämä pätevyys, mutta asiakkaalla itsellään voi olla lisäksi katselmoitavasta kohteesta riippuen tärkeitä erityisvaatimuksia (esimerkiksi kylmälaite-, paineilma, voimalaitos- ym. asiantuntemus); sekä
• ulkopuolisten katselmoijien referenssit ja ao. katselmuskohteen tai toimialan erikoisosaaminen.

Yhteistyökumppanit tai vastuukatselmoijat valitaan suoraan edellisten selvitysten perusteella tai esimerkiksi 2–4 hyväksi todetulle ehdokkaalle järjestetään tarjouspyyntökilpailu. Tarjouspyynnössä voidaan vielä pyytää ehdotusta katselmuksen yksityiskohtaisesta toteutustavasta (organisointi, katselmusmalli, energiamittaukset, jne).

Katso täältä energiakatselmuksia toteuttavat yritykset:
Energiakatselmuksia tekevät yritykset

Mitä tarkemmin tarjouspyynnössä katselmuskohde ja sen toiminta, erityistarpeet ja -vaatimukset, mahdollisesti tarvittava erityisosaaminen ja energiatekniset järjestelmät kuvataan, sitä paremmin tarjoajat voivat arvioida tarvittavan työmäärän ja toteutustavan tarjouksissaan.

Lataa tästä tarjouspyyntöesimerkki:

Konsultilla tulisi olla mahdollisuus halutessaan tutustua kohteisiin ennen tarjouksen antamista, erityisesti silloin kun kohde on vaativa ja laaja. Konsultilta kannattaa pyytää tarjous referensseineen. Konsultin valinnassa kannattaa painottaa tarjouksen sisältösuunnitelmaa, kokemusta ja kohteessa tarvittavaa asiantuntemusta, resursseja ja hintaa sekä aiempien asiakkaiden kokemuksia.

Tarjouksissa on syytä pyytää vastuuhenkilön lisäksi tiedot todellisista katselmustyön suorittajista ja työsuorituksista, koska vastuuhenkilön lisäksi itse katselmustyötä voivat tehdä muutkin kuin varsinainen vastuuhenkilö. Iso hanke voidaan haluttaessa jakaa useamman konsultin kesken.

Tilaajan on syytä tarkistaa TEM:n energiakatselmustoiminnan voimassaolevista yleisohjeista mahdollinen työkustannus, johon katselmustukea olisi saatavissa. Jos tarjoaja tarjoaa tehtävää merkittävästi halvemmalla kuin muut ja selvästi alle sen työkustannuksen, johon tukea olisi ollut saatavissa, saattaa se ennakoida vaatimatonta katselmustyön laatua, jossa kannattavia säästömahdollisuuksia ei havaita. Tällöin tilaajan eli tuen saajan vastuu katselmuksesta ja työnaikaisesta laadun valvonnasta entisestään korostuvat. Ennen sopimuksen tekoa pitää vielä varmistaa konsultin resurssit työn toteuttamiseksi suunnitellussa aikataulussa.

Tuki haetaan Business Finlandin sähköisen asiointipalvelun kautta. Tehtävään yhteistyökumppaneiksi valitut konsultit avustavat yleensä mielellään tuen hakemisessa, ja tilaaja voi halutessaan edellyttää tätä jo tarjouspyynnössä.

Tarjoukset kannattaa pyytää konsulteilta siten, että energiakatselmuksessa suunnitellut työosuudet, kustannusjakauma ja rahoitussuunnitelma on selvästi eritelty, koska oman ja ulkopuolisen työn osuudet merkitään myös tukihakemukseen.

Koska avustus maksetaan hakemus- tai hankekohtaisesti vasta viimeisen kohteen luovutuksen jälkeen, suuri määrä kohteita kannattaa jakaa useammaksi hankkeeksi.

Ohjeita energiatuen hakemiseen:

Lisätietoja tuen hakemisesta voi kysyä Business Finlandista ja Motivasta.

Motivassa lisätietoja antavat:
Kiinteistökohteet
johtava asiantuntija Harri Heinaro
puh. 09 6122 5016
harri.heinaro@motiva.fi

Teollisuuskohteet
johtava asiantuntija Tomi Kiuru
puh. 09 6122 5009
tomi.kiuru@motiva.fi

Mikäli energiakatselmukseen halutaan tukea, katselmusta ei saa käynnistää ennen kuin tukipäätös on saatu Business Finlandilta. Esimerkiksi sopimuksen tai sitovan tilauksen tekeminen katselmoijan kanssa katsotaan hankkeen käynnistämiseksi (ks. TEM energiakatselmustoiminnan yleisohje, kohta 1.5).

Työn ensi vaiheessa täydennetään jo tarjouspyyntövaiheessa hankittuja perustietoja kohteen palveluista ja tuotannosta, energian kulutuksista ja kustannuksista ja aiemmin tehdyistä energiaselvityksistä. Kerättävät tiedot liittyvät muun muassa energiakatselmuksen tilaajan toimintaan, palveluihin, tuotantoprosesseihin, energian hankintaan ja tariffeihin. Lisäksi hankitaan tarpeen mukaan katselmuksessa tarvittavia asiakirjoja, kuten rakennusten käyttö- ja huolto-ohjeita, LVISA-piirustuksia ja huoltokirjoja.

Kun tausta-aineisto on saatu kootuksi pidetään osapuolten välinen aloituspalaveri. Aloituspalaveri voi olla suurissa hankkeissa erillinen tapaaminen ja pienemmissä ensimmäisen kenttätyöpäivän aloitustilaisuus. Siinä tarkistetaan energian kulutustiedot ja varmistutaan, että työn tavoitteista ja toteutustavasta on yhteinen käsitys. Samalla sovitaan tarkemmin vastuukysymyksistä muun muassa mittauksissa ja muussa kenttätyössä, yrityksen turvallisuusmääräysten noudattamisesta, katselmustiedotuksesta ja luottamuksellisten tietojen käsittelystä.

Katselmuskohteiden käyttäjille, tuotanto-osastoille ja kiinteistönhoito-organisaatiolle tiedotetaan tulevista katselmuksista ja painotetaan yhteistyön merkitystä. Tavoitteena on hyödyntää kaikki aikaisempi tehty työ sekä ideat ja tiedot.

Esimerkki aloituspalaverin asialistasta:

Energiakatselmusta ei voi tehdä pelkästään kirjoituspöydän ääressä, vaan kenttätyö muodostaa keskeisen osan katselmuksen teossa. Noin puolet katselmustyöstä tehdään kenttätyöosuutena kohteessa. Suuri osa energiansäästökohteista huomataan kenttäkäyntien aikana tehtävien mittausten, kiinteistöautomaatiojärjestelmän läpikäynnin, havaintojen, haastattelujen ja testausten perusteella.

Kenttätyö ajoitettava oikein

Kenttätyön ajankohtaan tulee kiinnittää huomiota. Lämmitysjärjestelmien tarkastelut tehdään lämmityskaudella ja jäähdytysjärjestelmien tarkastelut mahdollisuuksien mukaan kesällä. Yökäyntien aikana tai tuotannon seisokkiaikana selviää asioita, joita on vaikea havaita kohteen tavallisena käyttöaikana.

Katselmoija sopii katselmuskohteiden kenttäkäyntien ajankohdat yhteyshenkilöiden kanssa. Katselmoijaa kenttätyössä avustavien henkilöiden täytyy osata käyttää tutkittavia laitteita sekä tarvittaessa avustaa mittalaitteiden asentamisessa ja erilaisten testausten tekemisessä.

Energiakatselmustoiminnan ohjeistus ja katselmusmallit on pyritty tekemään niin, että toiminta on tehokasta, tuloksellista ja tilaajien (katselmusta rahoittavien ja tuen hakijoiden) tarpeita vastaavaa.

Ohjeistuksen on tarkoitus kaikissa tapauksissa ohjata työtä niin, että:

• resurssit suunnataan tärkeimpiin, energiakustannuksiltaan merkittävimpiin laitteisiin ja järjestelmiin;
• kaikki oleellinen ja taloudellinen energiansäästö- ja CO₂-päästöjen vähentämispotentiaali todetaan;
• toteutettavuus arvioidaan; ja
• toimenpide-ehdotukset ovat riittävän yksityiskohtaiset toteutuksen ja jatkotoimien käynnistämiseksi.

Laadun varmistamista ja valvontaa toteutetaan muun muassa:

• katselmoijien koulutuksella;
• lisäämällä asiakkaiden tietoisuutta katselmusten tavoitteista ja toteutustavoista;
• hankkimalla katselmusasiakkailta palautetiedot toteutetuista katselmuksista;
• tarkastamalla valmiita katselmusraportteja; ja
• puuttumalla havaittuihin laatuongelmiin.

Tuloksellisen katselmustyön takaavat asiantuntevat, vastuuntuntoiset ja tehtäväänsä sitoutuneet tekijät  ja hyvä yhteistyö tekijöiden eli tilaajan ja ulkopuolisten katselmoijien välillä. Energiakatselmustoiminnan laadun edistäminen ja valvonta on yksi Motivan tehtävistä. Katselmuksen toteutuksen aikaisen laadunvarmistuksen edistämiseksi on Motivassa laadittu niin sanottu Tilaajan laadunvarmistuslomake, jonka käyttäminen on vapaaehtoista mutta suositeltavaa.

Lomake on tarkoitettu tilaajan katselmustyön aikaiseksi työvälineeksi. Sen toivotaan osaltaan auttavan tilaajan mahdollisuuksia seurata ja valvoa katselmustyön kulkua.

Raportoinnista vastaavat katselmusten vastuuhenkilöt, jotka ovat yleensä ulkopuolisia katselmoijia. Nämä lähettävät ensi vaiheessa raportin tilaajalle ennakkolukua ja arviointia varten. Katselmusten raportoinnista on velvoittavat ohjeet, joita noudatetaan TEM:n tukemissa katselmushankkeissa.

Katselmustoiminnan seuranta, vaikutusten arviointi ja laadunvarmistus edellyttävät, että esimerkiksi yhteenvetotaulukot, kulutusjakaumien esittäminen ja mallisisällysluetteloiden noudattaminen on yhtenäistä eri katselmoijien välillä. Useista katselmusmalleista on laadittu mallisisällysluetteloiden lisäksi esimerkkiraportteja.

Useiden katselmuskohteiden hankkeissa raportointi kannattaa vaiheistaa ja ensimmäisen katselmuskohteen tulokset ja raportointi arvioida erikseen. Halutessaan tilaaja voi saada ensimmäisen kohteen toteutuksesta ja raportoinnista myös Motivan arvioinnin.

Järjestettävään katselmustyön tulosten ja raportin esittely- ja luovutustilaisuuteen osallistuvat katselmusten tekijät tai työhön osallistuneet ja jatkotoimenpiteiden toteutumisen kannalta keskeiset henkilöt.

Katselmoija esittelee raportin ja erityisesti toimenpide-ehdotukset ja kirjaa kommentit sekä sovitut jatkotoimenpiteet säästöehdotusten osalta. Lisäksi tilaisuudessa käsitellään mahdollisuuksia energiainvestointiavustuksiin, ESCO-toiminnan mahdollisuuksia ja muita toimenpiteiden toteuttamiseen tai energiatehokkuuden seurantaan ja jatkuvaan ylläpitoon liittyviä asioita.

Ennen maksatushakemuksen tekemistä tulee kaikista katselmushankkeeseen kuuluvista kohteista toimittaa energiakatselmusraportti sekä siihen liittyvä yhteenvetotiedosto (paataulu.xls).

Energiakatselmoija toimittaa raportit sekä yhteenvetotiedostot Motivalle sähköpostilla osoitteeseen katselmoijaposti@motiva.fi.

Raportteja ja päätaulutiedostoja voi toimittaa Motivalle heti niiden valmistuttua, vaikka koko hanke ei olisikaan vielä valmis.

Koko hankkeen valmistuttua ja edellä mainittujen materiaalien toimituksen jälkeen hakija tekee maksatushakemuksen eli raportoi sekä tilittää hankkeen kustannukset Business Finlandin asiointipalvelun kautta sähköisesti.

Business Finland tekee maksatuspäätöksen saatuaan Motivalta laadunvarmistuksen kommentit toimitettuihin energiakatselmusraportteihin.

Tuen hakeminen:

Business Finlandin asiointipalvelu

Raportissa esitetyille toimenpiteille on suositeltavaa määritellä toteutusaikataulu ja vastuuhenkilöt, jotta varmistetaan toimenpide-ehdotusten muuttuminen kohteissa todelliseksi energiansäästöksi. Katselmuksen suorittanut katselmoija voi usein auttaa myös toimenpiteiden käytännön toteutuksessa.

Säännöllinen seuranta tärkeää

Samalla eri toimenpiteiden säästöjä ja kustannuksia aletaan seurata kohteittain esimerkiksi kuukausittain tehtävän kulutusseurannan (energiankulutuksen, toiminnan ja tuotannon ja niiden muutosten seurannan) avulla. Vain toimenpiteiden vaikutusten seuranta antaa oikeaa palautetta katselmuksilla saavutetuista hyödyistä.

Katselmuksen jälkeen kannattaa pitää seurantapalavereja säännöllisesti siitä mitä toimenpiteitä on toteutettu ja miten energiatehokkuus on kehittynyt. Alkuvaiheessa seurantapalavereja kannattaa pitää useammin ja jatkossa esimerkiksi kerran vuodessa käydä läpi olennaisimmat energiankäyttöön vaikuttavat asiat. Energiakatselmus voidaan päivittää muutaman vuoden välein seurantakatselmuksella.

Energiakatselmukset tehdään projekteina, mutta ollakseen tuloksellista ja tehokasta katselmustoiminta on syytä liittää prosessina yritysten ja muiden organisaatioiden jatkuvaan energiatehokkuustoimintaan.

Kat­sel­mus­tie­to­jen säännöllinen päivittäminen tärkeää

Aikaisemmin kohteissa tehtyjen katselmusten tietoja on tarpeellista jatkuvasti, esimerkiksi vuosittain, päivittää ja täydentää samalla, kun kohteessa seurataan toteutetun katselmuksen jälkeen energiankäytön ja energiatehokkuuden muuttumista ja kehittymistä ja tehtyjen tehostamistoimenpiteiden vaikutuksia.

Energiakatselmus on syytä päivittää tai uusia muutaman vuoden kuluttua tai kun kohteen toiminnoissa on tapahtunut muutoksia. Seurantakatselmuksen toteuttamiseksi voi hakea tukea, jos edellisen katselmuksen raportin valmistumisesta on kulunut kolme vuotta. Seurantavaiheen katselmus toteutetaan noudattamalla kyseisen sektorin katselmusmallia ja soveltamalla sitä erillisen projektisuunnitelman mukaan.

Aikaisempien katselmusten tiedot hyödynnetään

Seurantavaiheen energiakatselmuksessa on tarkoitus hyödyntää kohteen aikaisemmissa katselmuksissa ja selvityksissä esitettyjä voimassa olevia tietoja. Jos esimerkiksi jokin osa-alue on aikaisemmassa raportissa riittävän selkeästi kuvattu ja analysoitu eikä muutoksia ole toiminnassa tapahtunut, voidaan seurantavaiheen raportoinnissa tätä kuvausta tehokkaasti hyödyntää päällekkäisen ja tarpeettoman työn välttämiseksi. Säästömahdollisuudet on kuitenkin aina tutkittava ja uusien tekniikoiden ja hyvien käytäntöjen käytettävyys arvioitava. Myös aiemmin tehdyt kannattavuuslaskelmat on syytä tarkistaa vastaamaan tarkasteluhetken kustannustasoa.