Teknisen markkinavuoropuhelun toteuttaminen

Ennakoivan markkinakartoituksen jälkeen hankintayksiköllä on edellytykset tarkentaa hankintaansa. Tällöin on aika käydä vuoropuhelua hankinnan teknisistä yksityiskohdista, vaatimuksista, valintakriteereistä ja sopimusehdoista. Muista, että markkinavuoropuhelu ei ole yksipuolinen tiedotustilaisuus.

Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.


Tarjouskilpailun aikana keskustelut ovat tarkasti rajoitettuja ja määrämuotoisia. Älä herää viestinnän tarpeeseen vasta, kun olet käynnistämässä tarjouskilpailua.

Vuoropuhelu voidaan toteuttaa esimerkiksi työpajana, tiedotustilaisuutena tai kahdenkeskeisissä neuvotteluissa toimittajien kanssa. Kaikki toiminta markkinaosapuolten kanssa tulee olla avointa ja läpinäkyvää ja markkinavuoropuhelun keskustelut tulee dokumentoida kirjallisesti, yritysten salassapitotarpeet huomioiden.

Jos monimutkaisissa hankinnoissa sovelletaan neuvottelumenettelyä tai kilpailullista neuvottelumenettelyä, tekninen vuoropuhelu on osa itse hankintamenettelyä. Muista myös pyytää yrityksiltä kommentteja itse tarjouspyyntöluonnokseen ennen sen julkaisemista.

Vuoropuhelu työpajana

Työpajana toteutettu vuoropuhelu mahdollistaa paremmin yritysten verkostoitumisen ja yhteenliittymien muodostamisen ratkaisujen tuottamiseksi. Työpajan osallistujamäärä kannattaa rajata max. 30-40 osallistujaan, jotta keskustelusta saadaan toimiva. Myös alan sidosryhmiä ja välittäjäorganisaatioita kannattaa kutsua mukaan. Osallistujille kannattaa lähettää etukäteen työpajan ohjelman lisäksi tietoa hankinnan nykytilanteesta, yhteenveto ennakoivasta markkinakartoituksesta ja työpajassa käsiteltäviä kysymyksiä.

Myös työpajan tulokset on syytä dokumentoida kirjallisesti. Työpajan suunnitteluun voit hyödyntää mallipohjaa 3.


Onnistuminen
Markkinavuoropuhelu Sakarinmäen koulun hybridilämmitysratkaisun hankinnassa

Helsingin Energia lähti uudistamaan Sakarinmäen koulun öljylämmitysjärjestelmää. Öljyn sijaan lämmityksessä haluttiin hyödyntää mahdollisimman paljon uusiutuvaa energiaa mahdollisimman alhaisin tuotantokustannuksin. Hankinnan suunnittelun alkuvaiheessa todettiin, ettei hybridilämmitysjärjestelmistä ymmärretty tarpeeksi ja hankintaprosessin yhtenä tavoitteena oli oppia lisää aiheesta.

Hankinnassa käytettiin hyvin väljiä kriteereitä, joiden päähuomio oli lämmitysjärjestelmän tuotantokustannuksissa. Tavoitteena oli tuottaa energia uusiutuvilla energialähteillä mahdollisimman kustannustehokkaasti (€/kWh). Hankinnassa sovellettiin neuvottelumenettelyä, joka mahdollisti teknisen vuoropuhelun osana hankintamenettelyä.

Lopputuloksena saatiin uusiutuvan energian lämmitysratkaisu, jonka muodostavat maalämpö, aurinkolämpö, lämpökeskus ja lämmön varastointi yhdessä. Vähintään 80 % koulun käyttämästä energiasta tuotetaan nyt uusiutuvalla energialla.

Oliko artikkeli hyödyllinen?

Sivua päivitetty viimeksi 14.6.2018

Tämä sivusto käyttää evästeitä sivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Kun käytät tätä sivustoa, hyväksyt evästeiden käytön.